Principales Flujos de Automatización Inteligente en Alquileres Vacacionales

Gestionar múltiples propiedades de alquiler a corto plazo no es tarea fácil, tanto para principiantes como para profesionales experimentados. A medida que la cartera crece, también lo hacen los desafíos. Una vez que estás gestionando alrededor de 20 propiedades, la carga de trabajo se vuelve abrumadora. Y manejarlo solo o con un pequeño equipo empieza a parecer imposible. Contratar más personal a menudo no es financieramente viable en esta etapa, lo que es donde la automatización entra en juego.

Con el aumento de las expectativas de los huéspedes, la intensa competencia y una economía desafiante, los profesionales de la hospitalidad enfrentan una lista de demandas en constante crecimiento. Desde responder a las consultas de los huéspedes y gestionar los check-ins hasta asegurar que las propiedades estén limpias y listas para los huéspedes. Desde prevenir disturbios de vecinos, y ofrecer una experiencia excepcional, la carga de trabajo es interminable. Sin mencionar la necesidad de manejar quejas, solicitudes de reembolso, limpieza, mantenimiento y el aumento de los costos de suministros y mano de obra. Es evidente que simplemente no hay suficiente tiempo en el día (o en el mes). Pero, ¿qué pasaría si algunas de estas tareas pudieran ser manejadas por robots incansables que nunca duermen? Afortunadamente, en la industria de los alquileres a corto plazo, eso no solo es posible, sino que es cada vez más común.

La automatización ya no es una mala palabra. La automatización inteligente se ha convertido en un motivo de orgullo en la hospitalidad moderna. Delegar tareas mundanas y transaccionales a la tecnología libera tiempo para interacciones más significativas con los huéspedes. Se trata de preservar el toque humano, no de perderlo, cuando, por ejemplo, te piden el código Wi-Fi por la 352ª vez en un día.

Cuando se hace correctamente, la automatización es una gran ayuda para las empresas de hospitalidad. Pero, ¿qué significa "hacerlo correctamente", y cómo puedes implementarla para que los huéspedes nunca noten los robots?

Primero, los huéspedes de hoy están más abiertos a la tecnología que nunca. Según una encuesta sobre hospitalidad en EE.UU. realizada por Mews en 2024, más del 40% de los huéspedes prefieren el check-in digital (sitio web, app o quiosco). Casi el 80% están abiertos a recepciones completamente automatizadas.

En segundo lugar, la buena noticia es que no necesitas reinventar la rueda. Muchos administradores de propiedades habilitados por tecnología ya han perfeccionado la automatización inteligente, y hay mucho que aprender de ellos.

Hemos compilado una guía con 15 de las configuraciones de automatización más utilizadas en la gestión de alquileres vacacionales. Utiliza estas plantillas para optimizar tus operaciones y mejorar tu negocio. Puedes agradecérnoslo más tarde.

Áreas de la Gestión de Alquileres Vacacionales que se Benefician de la Automatización

1. Responder a Solicitudes y Preguntas de los Huéspedes

Los sistemas de mensajería automatizada mejoran la comunicación con los huéspedes proporcionando respuestas oportunas a las consultas, confirmaciones de reservas, verificación, check-ins o complementos personalizados. Esto impacta tus ventas/reservas y satisfacción del huésped.

• El 90% de los clientes consideran que una respuesta “inmediata” es crucial para las preguntas de servicio al cliente (Hubspot). La misma encuesta definió el tiempo de respuesta “inmediata” como 10 minutos.

• Tienes siete veces más probabilidades de conseguir una reserva si haces un seguimiento de una consulta dentro de una hora (Guesty).

2. Agilizar la Selección y Seguridad de Huéspedes

Las respuestas rápidas permiten a los administradores de propiedades abordar rápidamente cualquier señal de alerta o preocupación identificada durante el proceso de selección. Esto asegura una verificación más exhaustiva, reduce la probabilidad de cancelaciones de reservas y facilita la recolección de datos necesarios del huésped.

3. Simplificar el Check-In/Check-Out Sin Contacto

El check-in sin contacto es a menudo la parte más estresante del viaje del huésped en los alquileres vacacionales. A diferencia de los hoteles, los alquileres a corto plazo carecen de recepción o personal en el lugar. Los huéspedes primerizos a menudo se preocupan por acceder sin problemas a la propiedad, especialmente durante la noche, cuando la confianza disminuye aún más.

Una comunicación rápida y clara alivia la ansiedad del huésped, reduce la incertidumbre y establece un tono positivo para su experiencia.

Para los check-outs, los recordatorios automatizados ayudan a prevenir salidas tardías y los problemas que pueden causar, asegurando un proceso más fluido.

4. Facilitando Complementos Personalizados y Tarifas

La comunicación proactiva y oportuna es esencial para maximizar las oportunidades de venta adicional y el ingreso en los alquileres a corto plazo. Alienta a los huéspedes a comprar servicios adicionales o mejoras aprovechando su emoción previa a la llegada y su ventana de toma de decisiones.

Al responder rápidamente a las consultas, los anfitriones pueden aprovechar la disposición de los huéspedes a mejorar su estancia. La sincronización estratégica, como ofrecer complementos personalizados una semana antes del check-in, aumenta esta oportunidad.

Las respuestas rápidas también generan confianza y muestran atención, haciendo que los huéspedes se sientan más abiertos a las ofertas de complementos personalizados y aumentando las tasas de conversión.

Comprendiendo la Automatización Inteligente: If This Then That

Antes de sumergirse en las automatizaciones más populares, es importante comprender cómo funciona la automatización inteligente.

Las condiciones de Enso Connect te permiten personalizar automatizaciones basadas en criterios específicos. Algunos criterios están disponibles dentro de Enso Connect, mientras que otros se extraen de detalles de reservas o listados en tu PMS.

Las condiciones están organizadas en tres secciones clave:

1. 'Cuando': El disparador del evento.

2. 'Solo Si' y “Es Uno De”: Filtros condicionales.

3. 'Entonces': La acción resultante.

Esta estructura asegura que tus flujos de trabajo estén personalizados y sean eficientes.

Disparador - “Cuando”

Un disparador es un momento o evento específico que inicia la ejecución de una condición.

Los disparadores pueden ser basados en el tiempo o en eventos.

Condición - “Solo Si” y “Es Uno De”

Estas representan condiciones que deben ser verdaderas para poder ejecutar la operación. “Solo si” es un filtro condicional que utiliza un operador "Y" - todas las condiciones deben ser VERDADERAS para que la automatización se ejecute.

“Es uno de” es un filtro condicional que permite a los usuarios agrupar múltiples condiciones usando lógica "O".

Por ejemplo, en lugar de crear condiciones separadas para "Si X es A" y "Si X es B", puedes usar "Si X es uno de A o B".

Acción - “Entonces”

El componente de Acción define qué sucede cuando se cumplen las condiciones. Para la automatización de mensajes, estas acciones pueden incluir el envío de estos tipos de mensajes automatizados: Mensaje de Airbnb (u otro OTA), SMS, Correo electrónico, WhatsApp, Mensaje Webhook.

Las 15 Configuraciones de Automatización Más Utilizadas en Alquileres Vacacionales

Hemos compilado los 15 flujos de trabajo automatizados basados en condiciones más populares que utilizan los profesionales del alquiler a corto plazo en sus operaciones diarias. Utiliza estas plantillas y personalízalas para adaptarlas a tus necesidades, optimizando tus procesos sin esfuerzo.

Mensajes Automatizados

Automatiza mensajes, basados en las siguientes condiciones.

1. Canal de Reserva

Puedes usar condiciones para enviar un solo tipo de comunicación basado en el canal de reserva. Por ejemplo: Si el Canal de Reserva es Airbnb, enviar mensaje de Airbnb. A algunos administradores de propiedades les gusta enviar múltiples tipos de comunicación, por lo que no agregarían condiciones de canal de reserva aquí.

2. Datos Recogidos en la App del Huésped

Esta es una condición que puedes usar basada en los campos que recogiste de tus huéspedes en el formulario de información.

Por ejemplo, enviar futuros correos electrónicos de marketing solo a huéspedes que han proporcionado su consentimiento. O personalizar mensajes automatizados basados en el motivo del viaje.

3. Estado de Pago de la Reserva

Enviar un mensaje específicamente a huéspedes que no han pagado completamente.
Esta condición es específica de PMS. Consulta con Enso Connect antes de aplicar esta condición.

4. Etiquetas de Reserva

• Puedes configurar mensajes de recordatorio para huéspedes que aún no han completado sus pasos de verificación. Estos recordatorios dirigidos aseguran que solo aquellos que necesitan completar el proceso reciban notificaciones, evitando mensajes innecesarios a otros.

• Del mismo modo, puedes crear condiciones para dirigirte a huéspedes que han completado su verificación. Esto te permite enviar mensajes de agradecimiento o información específica solo a aquellos que han cumplido con todos los requisitos.

5. Tiempo de Antelación de la Reserva

• Usa esta condición para reservas de última hora

• Todos los mensajes se envían basados en disparadores, por lo que los huéspedes que reservan en el mismo día pueden perderse mensajes anteriores. Usar el tiempo de antelación de la reserva asegura que estas reservas de última hora reciban los mismos mensajes adaptados a su tiempo.

6. Venta Adicional de Check-in Temprano/Check-out Tardío

Automatiza las solicitudes de venta adicional, aprobaciones y denegaciones, ahorrando tiempo valioso a tu equipo. Por ejemplo, solo necesitas aprobar o denegar una solicitud de check-in temprano, y tu huésped recibirá automáticamente un mensaje. El mismo proceso puede aplicarse a las solicitudes de check-out.

7. Verificación 3DS

Algunos bancos de huéspedes requieren verificación 3DS para tarifas o complementos personalizados. Esto significa que el huésped debe hacer clic nuevamente en el enlace de su Boarding Pass para confirmar el pago.

Usa este disparador para notificarles que el pago fue recibido, pero que aún falta completar un paso final. Puedes aconsejarles que vuelvan a hacer clic en su portal de huésped para completar este pago.

Automatizaciones Populares de Tarifas y Complementos Personalizados

8. Etiquetas de Listado

Para cobrar diferentes tarifas por diferentes precios de listado, configura 3 tarifas basadas en etiquetas de listado.

• Si la etiqueta del listado contiene ‘alto’

• si la etiqueta del listado contiene ‘medio’

• si la etiqueta del listado contiene ‘bajo’

9. Canal de Reserva

Usa esta condición si prefieres recolectar tarifas solo de ciertos canales de reserva basados en experiencias pasadas con esos huéspedes.

10. Fecha de Check-in y Checkout

Usa esta condición para configurar ventas adicionales estacionales. Elige condiciones de fecha de check-in o checkout para dirigirte a períodos específicos si tus precios varían según la época del año.

Las Automatizaciones de Verificación Más Usadas

11. Específico del Canal de Reserva

Estas automatizaciones son más utilizadas para flujos de trabajo condicionales de Airbnb versus no-Airbnb. Pueden utilizarse para todos los canales de reserva para especificar lo que se requiere en cada proceso.

12. Reserva creada en la fecha

Utiliza esta condición para migrar a Enso Connect.
Puedes configurar una verificación básica para reservas hechas antes de tu fecha de inicio en Enso. Todas las nuevas reservas pueden pasar por un proceso de verificación más complejo para evitar omitir manualmente pasos ya completados en otros lugares.

13. Etiquetas de Listado

Usa esto para mantener listados en el mismo grupo de listados, pero aplicando configuraciones diferentes basadas en reglas de la casa específicas y acuerdos.

14. Número de Noches en una Reserva

Separar la verificación basada en alquileres a largo plazo versus corto plazo dentro del mismo grupo o a través de todos los listados.

15. Total de Personas Reservadas

Adapta los detalles de la recolección de información de tus huéspedes al número de huéspedes reservados. Esto es ideal si estás buscando conocer los nombres de quienes se unirán a los huéspedes que reservaron.

Reflexiones Finales

Las plantillas y condiciones presentadas en la lista demuestran cómo los administradores de propiedades pueden aprovechar la lógica "If This Then That". Pueden crear flujos de trabajo sofisticados y personalizados que aborden áreas clave como la comunicación con los huéspedes, la verificación, las ventas adicionales y la seguridad.

Al implementar estas soluciones automatizadas, los administradores de propiedades pueden:

• Responder a las consultas de los huéspedes dentro de ventanas críticas de reserva

• Simplificar los procesos de verificación basados en parámetros específicos de reserva

• Crear experiencias de huésped personalizadas a través de comunicaciones dirigidas

• Maximizar las oportunidades de ingresos a través de ventas adicionales estratégicas

Estas plantillas sirven como una base que puedes personalizar para que coincida con tu estilo de gestión de propiedades y las expectativas de los huéspedes. A medida que implementas estas automatizaciones, monitorea continuamente su efectividad y ajústalas basadas en los comentarios de los huéspedes y las necesidades operativas.