Cómo elegir un sistema de gestión de propiedades (PMS)

Operar eficazmente tu propiedad de alquiler vacacional requiere las herramientas adecuadas, y un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) está en la parte superior de la lista. Un PMS es esencial para gestionar eficientemente tu propiedad, ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes, optimizar los ingresos y simplificar muchas tareas administrativas asociadas con la gestión de propiedades. Es una herramienta valiosa tanto para principiantes como para propietarios experimentados.

Elegir el PMS adecuado para tu propiedad puede agilizar tus operaciones, maximizar tus reservas y proporcionar una excelente experiencia al huésped. En este artículo, exploramos qué hace un PMS, sus beneficios clave, qué diferencia a un gestor de canales y un sistema de gestión de propiedades, y cómo elegir el correcto para tus necesidades de gestión de propiedades. Lo desglosaremos y te mostraremos la fórmula de 14 partes para aumentar tus ingresos de alquiler vacacional y ofrecer una experiencia que tus huéspedes no olvidarán.

¿Qué es un PMS?

Un sistema de gestión de propiedades es una solución de software diseñada para agilizar la gestión de propiedades en la industria de la hospitalidad, ya sea una única unidad de alquiler vacacional o un extenso portafolio. Actúa como un centro central para las tareas relacionadas con la propiedad, incluyendo:

• Tareas automatizadas y flujos de trabajo

• Comunicación con los huéspedes (Bandeja de entrada unificada)

• Optimización de precios

• Gestión de canales

• Listados de propiedades

• Procesamiento de pagos

• Programación de limpieza y mantenimiento

• Gestión de reseñas de huéspedes

• Informes mensuales y análisis

• Gestión de la experiencia del huésped

Usar un PMS ayuda a los propietarios de propiedades a supervisar eficientemente todo, desde quién está llegando y saliendo, hasta mantener a los huéspedes felices. Un PMS es como un asistente personal para propiedades, asegurando que todo funcione sin problemas.

“La verdadera pregunta es, ¿qué es exactamente un PMS? El propósito general de un PMS es simplificar cómo tú, el propietario de la propiedad, interactúas con tu propiedad o tus huéspedes."

Oskar Dunklee, Gerente de Éxito del Cliente, Soporte y Onboarding en Enso Connect

Cosas a hacer al elegir el mejor Sistema de Gestión de Propiedades

Elegir el Software de Gestión de Propiedades (PMS) adecuado es una decisión crucial que requiere una cuidadosa consideración. Un factor clave en tu decisión debe ser la capacidad del software para integrarse sin problemas con Agencias de Viaje Online (OTAs) como Airbnb, VRBO o Booking.com. Esta integración asegura que tus listados de propiedad se actualicen automáticamente en todas las plataformas, reduciendo el riesgo de reservas dobles y manteniendo la disponibilidad y los precios consistentes. Además, un PMS bien integrado simplifica tus operaciones consolidando reservas, comunicaciones con huéspedes y transacciones financieras en un sistema centralizado. Esto no solo ahorra tiempo sino que también reduce el potencial de errores, permitiéndote gestionar tu propiedad de manera más eficiente. Al evaluar diferentes opciones de PMS, prioriza aquellos que ofrecen integraciones robustas con OTA, ya que jugarán un papel vital en maximizar la visibilidad de tu propiedad y agilizar tu proceso de gestión general.

Define tus requisitos

Hacer una lista de tus necesidades y objetivos específicos antes de elegir un sistema de gestión puede ser útil para ayudar a reducir las opciones de PMS. ¿Qué tareas deseas que maneje el PMS? Por lo general, los propietarios quieren ayuda con reservas, comunicaciones con huéspedes, limpieza, mantenimiento, mejorando la experiencia del huésped, e informes. Para la mayoría de los propietarios, las funciones principales incluyen gestionar reservas y bookings, agilizando la comunicación con huéspedes, organizando horarios de limpieza y supervisando tareas de mantenimiento. Además, un PMS robusto debería mejorar la experiencia del huésped a través de comunicación personalizada, mensajes automatizados y fácil acceso a las comodidades de la propiedad. Las capacidades de informes y análisis también son cruciales, ya que proporcionan información sobre tasas de ocupación, ingresos y satisfacción de huéspedes, ayudándote a tomar decisiones basadas en datos para hacer crecer tu negocio. Al definir claramente estas necesidades, estarás mejor equipado para evaluar qué PMS ofrece las características que mejor coinciden con tus objetivos de gestión de propiedades, asegurando una operación más eficiente y exitosa.

Revisa Clientes existentes y Testimonios

Investigar reseñas de usuarios en línea es un paso crucial para seleccionar el Software de Gestión de Propiedades (PMS) adecuado. Los comentarios de los usuarios pueden ofrecer valiosas perspectivas sobre el rendimiento y la fiabilidad real de un sistema, resaltando tanto sus fortalezas como sus posibles inconvenientes. Comienza por explorar reseñas en plataformas reputadas como Capterra, G2 y Google. Estos sitios agregan comentarios de una amplia gama de usuarios, proporcionando una visión equilibrada de cómo el software funciona en diferentes escenarios de gestión de propiedades. Además de leer reseñas en línea, intenta hablar directamente con propietarios de propiedades o gerentes que actualmente estén usando el PMS que estás considerando. Estas conversaciones pueden proporcionarte relatos de primera mano de cómo el software ha impactado en sus operaciones, el nivel de soporte al cliente que han recibido, y cualquier desafío que hayan enfrentado durante la implementación. Las compañías de gestión de propiedades existentes ya han navegado por el proceso de seleccionar e integrar un PMS, por lo que sus experiencias pueden ser un valioso punto de referencia en tu proceso de toma de decisiones. Al combinar las perspectivas de reseñas en línea con comentarios de compañeros de la industria, podrás tomar una elección más informada, asegurando que el PMS que selecciones satisfaga tus necesidades específicas y te ayude a alcanzar tus objetivos empresariales.

Reserve una demostración

Contactar a los proveedores de PMS en tu lista corta y solicitar una demostración en vivo es un paso crítico en el proceso de selección. Una demostración en vivo ofrece una visión práctica de cómo funciona el sistema, permitiéndote ver sus características en acción y evaluar su interfaz de usuario. Esta experiencia de primera mano es invaluable para determinar si el software se alinea con tus necesidades específicas y objetivos de negocio. Durante la demostración, no dudes en hacer preguntas detalladas sobre las capacidades del sistema, especialmente en áreas cruciales para tus operaciones. Pregunta cómo el software maneja reservas, comunicaciones con huéspedes, limpieza y cualquier otra tarea que consideres esencial. También es una buena oportunidad para evaluar la capacidad de respuesta y la experiencia del equipo de soporte al cliente, lo cual puede ser un factor significativo en tu satisfacción a largo plazo con el producto. Además, pregunta a la empresa de software si ofrecen una prueba gratuita del producto. Una prueba gratuita te permite probar el sistema en tu entorno real, dándote una mejor idea de cómo funcionará en tus operaciones cotidianas. La experiencia del usuario durante este período de prueba será una de las mejores maneras de evaluar el software, ya que proporciona una clara indicación de cuán intuitivo y eficiente es el sistema para satisfacer tus necesidades. Al evaluar detenidamente el software mediante demostraciones y pruebas, estarás mejor equipado para elegir un PMS que no solo se ajuste a tus requisitos actuales, sino que también escale con tu negocio a medida que crece.

Garantiza que el PMS sea un proveedor de software preferido

Verifica si el PMS se integra sin problemas con herramientas como softwares de contabilidad y OTAs populares como Airbnb, VRBO, Booking.com, Expedia. Ser un proveedor de software preferido es un premio, insignia o reconocimiento proporcionado por las OTA que ayuda a determinar la solidez de la integración con el canal de ventas. El mejor software de gestión de propiedades en la industria estará en estas listas.

• Socios de Software de Airbnb <- Enso Connect se integra con Airbnb

• Socios de Conectividad de VRBO

• Proveedores Tecnológicos de Booking.com

Lee los estudios de caso que publica la compañía

La mayoría de los softwares de gestión de propiedades publican regularmente estudios de caso que explican algunas de las historias de éxito que sus clientes han experimentado desde que utilizan su software. Trata de encontrar una historia con la que te identifiques y compara el estudio de caso entre varios softwares diferentes.

• Estudios de caso de Guesty

• Estudios de caso de Hostaway

• Estudios de caso de Streamline

• Historias de éxito de Track

Verifica soporte y capacitación

Un PMS confiable debe proporcionar un sólido soporte al cliente en línea para asistirte siempre que surjan preguntas o problemas. Ya sea que necesites asistencia inmediata o tengas consultas generales, deberías poder contactar al proveedor de PMS a través de múltiples canales, incluidos teléfono, correo electrónico o chat de soporte. Este soporte multicanal asegura que la ayuda esté disponible de la manera que mejor se adapte a tus preferencias y urgencia. Además del soporte al cliente, un PMS confiable también debería ofrecer recursos de capacitación integrales. Estos recursos, que podrían incluir tutoriales en video, seminarios web, manuales de usuario y preguntas frecuentes, son esenciales para ayudar a ti y a tu equipo a familiarizarse con el sistema. Una capacitación adecuada asegura que puedas aprovechar al máximo las características del PMS, maximizando su efectividad en la gestión de tus propiedades. Ya sea que seas nuevo en el sistema o busques optimizar su uso, estos recursos pueden ser invaluables para ayudarte a entender y navegar por el software con confianza. Elegir un PMS que ofrezca tanto un soporte accesible como materiales de capacitación detallados es crucial para asegurar una implementación fluida y un éxito continuo con el sistema.

”Seleccionar el Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) adecuado para tu negocio de alquiler vacacional es la base sobre la cual se construyen toda la experiencia del huésped y la eficiencia operativa. Elige sabiamente, y desbloquearás el potencial para interacciones sin problemas, huéspedes más felices y ingresos en aumento."

Francois Gouelo, cofundador y CEO de Enso Connect

¿Cuáles son los beneficios de un PMS?

Los beneficios de usar un PMS para los administradores de propiedades son infinitos. Incluyen automatización de tareas, un centro de control centralizado, informes fáciles, mejor experiencia para huéspedes, y añadir a la emoción de poseer una propiedad de alquiler.

1. Gestión centralizada

Un PMS proporciona una plataforma única para gestionar todos los aspectos de tu propiedad, desde reservas y comunicación con huéspedes hasta limpieza y mantenimiento. Reduce el riesgo de errores y proporciona un servicio consistente.

2. Eficiencia

Si deseas ahorrar tiempo y minimizar errores manuales, los sistemas de gestión de propiedades pueden automatizar tareas repetitivas, como confirmaciones de reserva, procedimientos de check-in/out y facturación. Te permite enfocarte en otras cosas como la experiencia del huésped.

3. Actualizaciones en tiempo real

Los sistemas de gestión de propiedades ofrecen actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de la propiedad, sincronizando la disponibilidad y tarifas de tu propiedad en todas las plataformas de reservas online. Elimina el riesgo de reservas dobles y maximiza tu ocupación.

4. Mejor experiencia para el huésped

Los sistemas PMS te ayudan a personalizar las interacciones con los huéspedes al almacenar información y preferencias para uso futuro. Puedes enviar mensajes de bienvenida automatizados, proporcionar recomendaciones locales y atender solicitudes de huéspedes de manera rápida.

5. Análisis e informes

Realiza un seguimiento automático de tasas de ocupación, ingresos y demografía de huéspedes que puedes usar para optimizar tus estrategias de precios y marketing. Obtendrás acceso a informes detallados y análisis que te ayudarán a tomar decisiones basadas en datos.

6. Procesamiento seguro de pagos

Muchas soluciones PMS ofrecen procesamiento de pagos integrado, permitiendo a los huéspedes pagar de forma segura en línea. Esto reduce el riesgo de disputas de pago y simplifica la contabilidad.

7. Gestión de inventario

Los sistemas PMS te ayudan a gestionar todos los aspectos del inventario de tu propiedad, incluyendo muebles, electrodomésticos y horarios de mantenimiento.

8. Limpieza simplificada

Mantén sin esfuerzo tu propiedad en óptimas condiciones para los huéspedes que llegan. El software PMS suele incluir funciones de limpieza que facilitan la programación, asignación de tareas y comunicación con el personal de limpieza.

9. Integración con OTAs

Las mejores plataformas PMS se integran sin problemas con agencias de viaje online como Airbnb, Booking.com y VRBO. Esto significa que las actualizaciones de tarifas, disponibilidad y detalles de propiedad se sincronizan automáticamente en todos los canales.

10. Escalabilidad

Pueden escalar con tu negocio y crecer contigo. Ya sea que tengas una propiedad o un amplio portafolio, el software puede adaptarse a tus necesidades.

11. Ahorros en costos

Aunque hay un costo asociado con usar un PMS, la cantidad de tiempo ahorrado en tareas administrativas y el potencial para aumentar reservas e ingresos puede realmente superar este gasto.

12. Reseñas y comentarios de huéspedes

Recibe información consolidada valiosa para mejorar tu propiedad. Los sistemas suelen incluir funciones que solicitan y recopilan reseñas y comentarios de huéspedes.

13. Gestión financiera

Obtén ayuda con la contabilidad. Las herramientas PMS ayudan con la facturación, emisión de facturas e informes financieros para que puedas ahorrar tiempo y esfuerzo en otras áreas.

”Como administrador de propiedades, uso un PMS todos los días para automatizar muchas tareas para mí. El beneficio más importante que ofrece un PMS es su capacidad para automatizar cientos, si no, miles de tareas cada día. Llevamos las automatizaciones a otro nivel una vez que integramos nuestro PMS con la funcionalidad 'If This, Then That' de Enso Connect."

Connor Griffiths, cofundador y CEO de Lifty Life Hospitality

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta el software de gestión de propiedades?

Cada Sistema de Gestión de Propiedades tendrá distintos precios basado en el número de unidades y cuántas características necesites.

Generalmente hablando, la estructura típica de costos será $10 - $50 / unidad / mes. Algunas compañías cobran una estructura de comisión en lugar de un costo mensual fijo.

Mientras consideras tu presupuesto y costo de usar un PMS es un factor importante, no debería ser una consideración que pese más. Elegir la opción más económica podría llevar a:

• Frustración con integraciones limitadas

• Soporte inadecuado y tiempo desperdiciado

• Riesgos de seguridad y protección de datos de huéspedes

• Superar rápidamente el sistema

• Más costos en el futuro

Un PMS más completo puede tener un precio más alto, pero las ventajas superan los costos al reducir riesgos, mejorar la eficiencia y satisfacción de huéspedes. Ahorrar dinero al principio puede parecer una buena elección en el momento, pero puede llevar a ineficiencias y limitaciones a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre un PMS y un gestor de canales?

Si bien tanto PMS como gestores de canales son herramientas recomendadas para la gestión de propiedades, sirven para diferentes propósitos. Un Sistema de Gestión de Propiedades es como un “gerente de operaciones” y se enfoca principalmente en tareas relacionadas con la propiedad, mientras que un Gestor de Canales se centra en distribuir tus listados de propiedades en varias plataformas de reservas online y agencias de viaje online (OTAs). Los gestores de canales conectan tu propiedad de alquiler a canales como Airbnb, VRBO y Booking.com y aseguran que las tarifas, disponibilidad e información sean iguales y estén actualizadas en cada canal. Tanto un PMS como un gestor de canales se utilizan para gestionar eficazmente un listado de alquiler vacacional y maximizar su exposición a posibles huéspedes.

¿Qué Sistemas de Gestión de Propiedades se integran con Enso Connect?

Enso Connect está integrado con algunos de los softwares de gestión de propiedades mejor valorados en la industria de alquiler vacacional.Aquí tienes una lista de los socios de PMS integrados:

• BookingSync

• Guesty

• Hostaway

• Hostfully

• Mews

• Lodgify

• LMPM

• Track

• Streamline

• Hostify

¿Por qué necesitas un Software de Gestión de Propiedades para tu renta a corto plazo?

Es tu propio asistente personal

Un Software de Gestión de Propiedades es la mejor manera de maximizar tus ingresos y mejorar la experiencia y el servicio general de tus huéspedes, y te permite ser tan poco involucrado como necesites. Su beneficio principal es automatizar y mitigar todas las tareas mundanas como responder preguntas, seguir tus reseñas, actualizar tu página de listados, gestionar llaves y accesos y mantener todos tus contactos de huéspedes organizados en múltiples plataformas de reservas. Aquí está cómo el servicio adecuado puede simplificar la gestión de tu alquiler y ahorrarte una cantidad significativa de tiempo:

1. Es conveniente y práctico

Cada servicio tiene sus propios beneficios y ventajas, pero la mayoría de ellos funcionan a través de tus múltiples plataformas y consolidan todo en un tablero. Con un clic, puedes ver todas tus reservas, entradas y salidas, y puedes actualizar tus listados una vez y enviarlo a tus diferentes plataformas de reservas. Esto también se aplica a tu bandeja de entrada. La mayoría de los servicios ofrecen una bandeja de entrada unificada para que puedas seguir todas las comunicaciones con los huéspedes en un solo lugar, así como gestionar tus proveedores y cualquier otra cosa.

2. Ofrece flexibilidad

Utilizar un PMS significa que no necesitas estar en tu alquiler tan seguido, o en absoluto. De hecho, puedes gestionarlo remotamente. Al confiar en tu software, así como introducir automatización y tecnología inteligente, puedes manejar cada aspecto de tu alquiler desde una vista panorámica. Por ejemplo, introducir cerraduras inteligentes, termostatos inteligentes, sensores de ruido y otras tecnologías inteligentes te permite ofrecer acceso remotamente, así como monitorear la seguridad y la integridad de tu propiedad. Algunos servicios, como el que proporciona Enso Connect, ofrecen un conserje habilitado por IA que puede responder las preguntas comunes que los anfitriones están cansados de contestar. También puede enviar confirmaciones de reserva, saludos y recordatorios de qué hacer al realizar el check-out, y dejar una reseña. También puede entonces informar al equipo de limpieza cuando termina una reserva y comienza la siguiente, para que puedan entrar y sanitizar.

3. Puede optimizar tus precios

Hay importantes beneficios de costos al depender de un PMS después de la inversión inicial, y uno de ellos es el pricing dinámico. El software puede observar el mercado y confiar en sus algoritmos para optimizar basado en temporadas altas y bajas, disponibilidad alrededor y ayudarte a maximizar tu potencial de ganancias y beneficios totales en todas tus propiedades mencionadas. Dicho esto, ningún sistema ni aprendizaje automático es perfecto. Dejar que el software gestione tus precios dinámicamente es un buen punto de partida y algo que puedes dejar correr automáticamente la mayoría de las veces, pero como consejo, es una buena idea entrar algunas veces y jugar con los números manualmente para impulsar tu listado intencionalmente.

4. Puede ayudar con tu estrategia de marketing

Cuando se trata de gestionar directamente tu propiedad de alquiler, se requiere mucho aporte de un anfitrión para gestionar mejor sus listados. Una forma de hacerlo es mantener tu listado actualizado, cambiando la redacción de vez en cuando para renovarlo, y lo más importante, gestionar y dar reseñas. Como se mencionó anteriormente, la clave para una buena reseña es una comunicación confiable y consistente con tus huéspedes. Este es uno de los mayores puntos de dolor para la mayoría de los veteranos de Airbnb: anfitriones que están incomunicados, por lo que estar disponible es clave para obtener esas buenas reseñas y por boca a boca. Por lo tanto, una bandeja de entrada que tenga todas tus comunicaciones en un solo lugar, tanto en forma de correo electrónico como de mensajes directos, hace que esto sea mucho más fácil. Además, muchos servicios PMS se integran con redes sociales, lo que ayuda a promocionar tu listado de forma orgánica mediante los comentarios y fotos de tus huéspedes en sus feeds personales.

5. Permite un servicio superior al huésped y operaciones

La clave para tener una propiedad de alquiler exitosa es ofrecer ese servicio incomparable. Los viajeros tienen muchas opciones al elegir un alquiler o Airbnb, por lo que necesitas apoyarte en tu PMS para encargarte de lo pequeño, así que puedes enfocarte en la imagen más grande: ofrecer una estancia memorable. Automatizar tareas significa que tu atención se centra en tus huéspedes y lo que quieren durante su tiempo en tu hogar. Desde un punto de vista operativo, una vez que agilizas todo (la limpieza, cualquier reparación, la gestión del espacio físico en sí a través de tecnología inteligente), solo verás mejores reseñas de huéspedes, más ocupación y costos reducidos, mientras las ganancias aumentan.

Cómo Enso Connect puede ayudar

Simplifica la gestión de tu alquiler vacacional y crea una experiencia perfecta para tus huéspedes. Enso Connect puede ayudar personalizando y simplificando las interacciones con los huéspedes en todas las etapas del recorrido del cliente. Aprovecha docenas de integraciones para gestionar check-in, horarios de limpieza y comunicación mientras creas complementos personalizados para maximizar tus beneficios y mejorar la experiencia de tus huéspedes. ¡Conoce más o reserve una demostración hoy!