12 preguntas que debes hacer al elegir una solución de bandeja de entrada unificada para la industria de alquileres a corto plazo

Haz estas preguntas para evaluar las capacidades de una herramienta de mensajería para huéspedes. Esto te ayudará a entender si cumple con todos tus requisitos para un negocio de hospitalidad en crecimiento. Observa qué solución marca más casillas para tomar una decisión informada. 

1. ¿Cómo muestra mensajes la bandeja de entrada?

¿Las comunicaciones de diferentes canales están segregadas en hilos separados o están todas las conversaciones consolidadas en un único flujo?

Algunas herramientas de mensajería categorizan los correos electrónicos, SMS y mensajes de OTA en hilos separados. Este diseño se origina de los sistemas de bandeja de entrada tradicionales que inicialmente solo admitían comunicaciones por correo electrónico. Las iteraciones posteriores incorporaron canales adicionales para expandir la funcionalidad. 

¿Por qué es esto importante? 

Este enfoque asegura que tu equipo pueda ver todas las comunicaciones en secuencia cronológica, facilitando la gestión eficiente y contextual de los mensajes.

2. ¿Soporta comunicación OTA nativa? 

Algunas plataformas emplean protocolos de mensajería seguros en lugar de una integración directa de API, lo que puede resultar en retrasos de sincronización de mensajes.

¿Por qué es esto importante? 

Para mejorar los rankings en las Agencias de Viajes Online (OTAs), es crucial una comunicación oportuna y efectiva a través de estas plataformas. 

3. ¿Soporta webhooks? 

Los webhooks son mensajes automatizados enviados de una aplicación a otra cuando ocurre un evento específico. Piénsalos como un sistema de notificación digital entre diferentes servicios de software.

Ejemplo. Cuando se completa un formulario de contacto en un sitio web, un webhook puede transmitir instantáneamente esos datos a tu software de CRM para su procesamiento.

Los webhooks permiten que diferentes sistemas se comuniquen y compartan datos en tiempo real sin la necesidad de comprobar o consultar manualmente actualizaciones constantemente. Son un componente clave en la creación de flujos de trabajo eficientes y automatizados entre diversas herramientas y plataformas digitales.

¿Por qué es esto importante? 

Una plataforma que soporta webhooks no tendrá ningún retraso. Las empresas que utilizan webhooks podrán enviar y recibir mensajes instantáneamente. Las bandejas de entrada que utilizan funciones de extracción pueden implicar un retraso. Si la bandeja de entrada unificada se construyó antes de 2019, lo más probable es que todavía estén utilizando funciones de extracción.

4. ¿Soporta mensajería basada en etiquetas? 

Cuando "etiquetar", entonces las capacidades de envío permiten una comunicación automatizada y dirigida basada en etiquetas específicas. Puedes etiquetar ciertos eventos, comportamientos de huéspedes o cambios de estado, y enviar automáticamente mensajes relevantes en consecuencia. Por ejemplo, si una solicitud de mantenimiento se etiqueta como resuelta, se puede enviar una actualización automáticamente al huésped. 

¿Por qué es esto importante? 

Esta funcionalidad empodera a tu equipo para diseñar e implementar flujos de trabajo personalizados que quizá no conozcas. Crea una comunicación oportuna y precisa, reduciendo tareas manuales y asegurando que no se pasen por alto actualizaciones importantes.

5. ¿Soporta mensajes masivos? 

La capacidad de mensajería masiva en una bandeja de entrada unificada permite enviar un solo mensaje a múltiples destinatarios simultáneamente. Esta función habilita la comunicación eficiente con grandes grupos de huéspedes, ahorrando tiempo y asegurando la entrega consistente de información a través de varios canales.

¿Por qué es esto importante? 

Necesitas poder notificar a grandes segmentos del contacto con tus huéspedes sobre campañas u otras iniciativas. Hacerlo a través de una mensajería masiva coordinada es la manera más conveniente de mantener la concienciación de los huéspedes.

6. ¿Soporta diferentes tipos de notificaciones? 

¿Por qué es esto importante? 

La capacidad de personalizar los parámetros de notificación es crucial, ya que recibir alertas por cada mensaje puede no ser relevante ni eficiente para todos los miembros del equipo. Implementar mecanismos de filtrado efectivos permite al personal priorizar y centrarse en las comunicaciones más pertinentes.

7. ¿Soporta asignación de usuarios?

¿Por qué es esto importante? 

La funcionalidad para asignar usuarios específicos a conversaciones individuales facilita el monitoreo del rendimiento y la evaluación dentro de tu equipo. Esta característica permite el seguimiento sistemático de las interacciones y la capacidad de respuesta del personal.

8. ¿Soporta enviar correo electrónico, SMS y WhatsApp desde un correo electrónico o número de teléfono personalizado?  

¿Por qué es esto importante? 

Los canales de comunicación no de marca, como direcciones de correo electrónico genéricas, códigos de área desconocidos o números cuestionables, pueden socavar la imagen profesional de tu empresa. Implementar dominios de correo electrónico personalizados y números de teléfono adecuados para la región mejora la credibilidad, fomenta la confianza y facilita relaciones más sólidas con los huéspedes. 

9. ¿Qué tipo de filtros admite? 

¿Por qué es esto importante? 

Al registrarse para una bandeja de entrada unificada, es importante considerar que, incluso si no eres el usuario principal, tus asistentes virtuales podrían serlo. Ellos requerirán la habilidad de buscar eficientemente entre miles de huéspedes utilizando varios filtros. Estos filtros pueden incluir tiempos de check-in y check-out, detalles de lista, nombres de huéspedes, etiquetas de sentimiento, países de origen y otros criterios relevantes. Asegurar esta funcionalidad permitirá a tu equipo gestionar las comunicaciones de manera efectiva y brindar una experiencia fluida al huésped.

10. ¿La bandeja de entrada soporta IA?  

La bandeja de entrada unificada de hoy debe incorporar IA para mejorar la eficiencia, la comunicación personalizada y la gestión basada en datos.  

¿Por qué es esto importante? 

La IA en una bandeja de entrada unificada para hospitalidad prioriza los mensajes, resume conversaciones y proporciona respuestas personalizadas, permitiendo al personal manejar problemas complejos. También analiza las preferencias de los huéspedes y admite comunicación multilingüe, mejorando la toma de decisiones y la satisfacción general de los huéspedes.

11. ¿Cómo son los informes? 

¿Puedes verificar los tiempos de respuesta promedio o extraer alguna información adicional?

¿Por qué es esto importante? 

Los informes comprensivos en una bandeja de entrada unificada para la hospitalidad son cruciales ya que ayudan a monitorear la eficiencia de las comunicaciones y la satisfacción de los huéspedes. El seguimiento de métricas como los tiempos de respuesta y los volúmenes de mensajes identifica áreas para mejorar. El análisis de sentimientos y las puntuaciones de satisfacción guían las mejoras del servicio. Estos conocimientos permiten una mejor toma de decisiones, optimizan las operaciones y mejoran la satisfacción y retención de los huéspedes.

12. ¿Tu bandeja de entrada soporta traducciones? 

¿Por qué es esto importante? 

Para negocios de alquileres vacacionales que acogen a huéspedes internacionales, es esencial facilitar conversaciones en su idioma preferido.

¿Por qué necesito una bandeja de entrada unificada de terceros si ya tengo una en mi PMS?

A medida que un negocio de alquiler vacacional crece, gestionar cientos o miles de huéspedes requiere una bandeja de entrada unificada de terceros especializada. Puede complementar tu bandeja de entrada del PMS existente al ofrecer características y capacidades mejoradas.

A menudo proporciona una mejor integración con múltiples canales de comunicación como correo electrónico, SMS, OTAs y más, asegurando que todas las interacciones con los huéspedes estén centralizadas. Las herramientas avanzadas de IA en soluciones de terceros pueden automatizar respuestas, proporcionar análisis de sentimientos y ofrecer comunicación personalizada, mejorando la eficiencia y la satisfacción del huésped. Las bandejas de entrada de terceros con frecuencia incluyen informes y análisis robustos, brindando conocimientos más profundos en métricas y rendimiento de comunicación. Esto puede conducir a una toma de decisiones más informada y a operaciones optimizadas, mejorando en última instancia la experiencia general del huésped.

Conclusión

Elegir la bandeja de entrada unificada correcta puede elevar significativamente la comunicación con tus huéspedes y la eficiencia operativa. Para una solución integral impulsada por IA que se integre sin problemas con tus sistemas existentes, Enso Connect destaca como la mejor opción.

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