Principaux flux d'automatisation intelligents dans les locations de vacances

Gérer plusieurs propriétés locatives à court terme n'est pas une tâche facile - que ce soit pour les débutants ou les professionnels aguerris. À mesure que le portefeuille s'agrandit, les défis augmentent. Une fois que vous gérez environ 20 propriétés, la charge de travail devient écrasante. Et le gérer seul ou avec une petite équipe commence à sembler impossible. Embaucher plus de personnel n'est souvent pas viable financièrement à ce stade, c'est là que l'automatisation entre en jeu.

Avec des attentes des clients en hausse, une concurrence intense et une économie difficile, les professionnels de l'hôtellerie font face à une liste de demandes en constante augmentation. Répondre aux questions des clients et gérer les arrivées tout en s'assurant que les propriétés sont propres et prêtes à accueillir les invités. Empêcher les perturbations du voisinage et offrir une expérience exceptionnelle, la charge de travail est interminable. Sans oublier la nécessité de gérer les plaintes, les demandes de remboursement, le nettoyage, la maintenance et la hausse des coûts des fournitures et de la main-d'œuvre. Il est clair qu'il n'y a tout simplement pas assez de temps dans la journée (ou le mois). Mais que se passerait-il si certaines de ces tâches pouvaient être gérées par des robots infatigables qui ne dorment jamais ? Heureusement, dans l'industrie de la location à court terme, ce n'est pas seulement possible - c'est de plus en plus courant.

L'automatisation n'est plus un gros mot. L'automatisation intelligente est devenue un point de fierté dans l'hôtellerie moderne. Déléguer des tâches transactionnelles et banales à la technologie libère du temps pour des interactions plus significatives avec les clients. Il s'agit de préserver le contact humain - ne pas le perdre - lorsque, par exemple, on vous demande le code Wi-Fi pour la 352e fois dans la journée.

Lorsqu'elle est bien faite, l'automatisation est une grande aide pour les entreprises hôtelières. Mais que signifie "bien faite", et comment pouvez-vous la mettre en œuvre afin que les clients ne remarquent jamais les robots ?

Premièrement, les clients d'aujourd'hui sont plus ouverts à la technologie que jamais. Selon une enquête sur l'hôtellerie aux États-Unis en 2024 par Mews, plus de 40 % des clients préfèrent l'enregistrement numérique (site Web, application ou kiosque). Près de 80 % sont ouverts à des réceptions entièrement automatisées.

Deuxièmement, la bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de réinventer la roue. De nombreux gestionnaires de propriétés équipés de technologies ont déjà perfectionné l'automatisation intelligente, et il y a beaucoup à apprendre d'eux.

Nous avons compilé une feuille de triche présentant 15 des configurations d'automatisation les plus utilisées dans la gestion de locations de vacances. Utilisez ces modèles pour rationaliser vos opérations et améliorer votre entreprise. Vous pouvez nous remercier plus tard.

Domaines de la gestion de locations de vacances bénéficiant de l'automatisation

1. Répondre aux demandes et questions des clients

Les systèmes de messagerie automatisés améliorent la communication avec les clients en fournissant des réponses rapides aux demandes, des confirmations de réservations, des vérifications, des arrivées ou des ajouts. Cela impacte vos ventes/réservations et la satisfaction des clients.

• 90 % des clients considèrent une réponse "immédiate" comme cruciale pour les questions de service client (Hubspot). La même enquête a défini le temps de réponse "immédiat" comme étant de 10 minutes.

• Vous avez sept fois plus de chances d'obtenir une réservation si vous faites un suivi d'une demande dans l'heure (Guesty).

2. Simplifier le filtrage et la sécurité des clients

Les réponses rapides permettent aux gestionnaires de propriétés de traiter rapidement les signaux d'alarme ou les préoccupations identifiés lors du processus de sélection. Cela assure une vérification plus approfondie, réduit la probabilité d'annulations de réservations et facilite la collecte des données nécessaires des invités.

3. Simplifier l'enregistrement/départ sans contact

L'enregistrement sans contact est souvent la partie la plus stressante du parcours du client dans les locations de vacances. Contrairement aux hôtels, les locations à court terme n'ont pas de comptoir d'enregistrement ou de personnel sur place. Les nouveaux clients s'inquiètent souvent de pouvoir accéder au bien sans encombre, surtout la nuit, lorsque la confiance diminue encore plus.

Une communication rapide et claire apaise l'anxiété des invités, réduit l'incertitude et instaure un climat positif pour leur expérience.

Pour les départs, les rappels automatisés aident à éviter les départs tardifs et les problèmes qu'ils peuvent entraîner, assurant un processus plus fluide.

4. Faciliter les ventes incitatives et les frais

Une communication proactive et opportune est essentielle pour maximiser les opportunités de ventes incitatives et les revenus dans les locations à court terme. Elle encourage les invités à acheter des services supplémentaires ou des mises à niveau en tirant parti de leur excitation pré-arrivée et de leur fenêtre de décision.

En répondant rapidement aux demandes, les hôtes peuvent tirer parti de la volonté des clients d'améliorer leur séjour. Un timing stratégique, tel que proposer des ventes incitatives une semaine avant l'enregistrement, renforce encore cette opportunité.

Des réponses rapides instaurent également la confiance et montrent l'attention, rendant les invités plus ouverts aux offres de ventes incitatives et augmentant les taux de conversion.

Comprendre l'automatisation intelligente : Si Alors

Avant de plonger dans les automatisations les plus populaires, il est important de comprendre comment fonctionne l'automatisation intelligente.

Les conditions d'Enso Connect vous permettent de personnaliser les automatisations en fonction de critères spécifiques. Certains critères sont disponibles dans Enso Connect, tandis que d'autres sont extraits des détails de réservation ou de listing dans votre PMS.

Les conditions sont organisées en trois sections clés :

1. 'Quand' – Le déclencheur d'événement.

2. 'Seulement si' et “Est Un De” – Filtres conditionnels.

3. 'Ensuite' – L'action résultante.

Cette structure assure que vos flux de travail sont adaptés et efficaces.

Déclencheur - “Quand”

Un déclencheur est un moment ou un événement spécifique qui initie l'exécution d'une condition.

Les déclencheurs peuvent être basés sur le temps ou sur des événements.

Condition - “Seulement si” et “Est Un De”

Ceux-ci représentent des conditions qui doivent être vraies pour exécuter une opération. “Seulement si” est un filtre conditionnel qui utilise un opérateur "ET" - toutes les conditions doivent être VRAIES pour que l'automatisation s'exécute.

“Est Un De” est un filtre conditionnel qui permet aux utilisateurs de regrouper plusieurs conditions en utilisant une logique "OU".

Par exemple, au lieu de créer des conditions séparées pour "Si X est A" et "Si X est B", vous pouvez utiliser "Si X est un de A ou B".

Action - “Ensuite”

Le composant Action définit ce qui se passe lorsque les conditions sont remplies. Pour l'automatisation des messages, ces actions peuvent inclure l'envoi de ces types de messages automatisés. Message Airbnb (ou autre OTA), SMS, Email, WhatsApp, Message Webhook.

Top 15 des configurations d'automatisation les plus utilisées dans les locations de vacances

Nous avons compilé les 15 flux de travail automatisés basés sur des conditions les plus populaires utilisés par les professionnels de la location à court terme dans les opérations quotidiennes. Utilisez ces modèles et personnalisez-les pour répondre à vos besoins, simplifiant ainsi vos processus sans effort.

Automessages

Automatisez les messages, en fonction des conditions suivantes.

1. Canal de réservation

Vous pouvez utiliser des conditions pour envoyer uniquement un type de communication basé sur le canal de réservation. Par exemple : Si le canal de réservation est Airbnb, envoyez un message Airbnb. Certains gestionnaires de propriétés aiment envoyer plusieurs types de communication, ils n'ajouteraient donc pas de conditions de canal de réservation ici.

2. Données collectées dans l'application client

C'est une condition que vous pouvez utiliser en fonction des champs que vous avez collectés auprès de vos clients dans le formulaire d'informations.

Par exemple, envoyez des e-mails marketing futurs uniquement aux invités qui ont donné leur consentement. Ou personnalisez les messages automatisés en fonction du motif du voyage.

3. Statut de paiement de la réservation

Envoyez un message spécifiquement aux invités qui ne sont pas entièrement payés.
Cette condition est spécifique au PMS. Vérifiez avec Enso Connect avant d'appliquer cette condition.

4. Balises de réservation

• Vous pouvez configurer des messages de rappel pour les invités qui n'ont pas encore terminé leurs étapes de vérification. Ces rappels ciblés garantissent que seules les personnes qui doivent terminer le processus reçoivent des notifications, évitant des messages inutiles pour les autres.

• De même, vous pouvez créer des conditions pour cibler les invités qui ont terminé leur vérification. Cela vous permet d'envoyer des messages de remerciement ou des informations spécifiques uniquement à ceux qui ont terminé toutes les exigences.

5. Délai de réservation

• Utilisez cette condition pour les réservations de dernière minute

• Tous les messages sont envoyés en fonction des déclencheurs, donc les clients réservant le jour même peuvent manquer des messages antérieurs. Utiliser le délai de réservation garantit que ces réservations de dernière minute reçoivent les mêmes messages adaptés à leur timing.

6. Upsell des arrivées anticipées/départs tardifs

Automatisez les demandes de ventes incitatives, les approbations et les refus, économisant ainsi un temps précieux à votre équipe. Par exemple, il vous suffit d'approuver ou de refuser une demande d'arrivée anticipée, et votre invité recevra automatiquement un message. Le même processus peut être appliqué aux demandes de départ.

7. Vérification 3DS

Certaines banques des clients exigent une vérification 3DS pour des frais ou des ventes incitatives. Cela signifie que l'invité doit cliquer à nouveau sur son lien Pass d'embarquement pour confirmer le paiement.

Utilisez ce déclencheur pour les informer que le paiement a été reçu mais qu'une dernière étape doit encore être complétée. Vous pouvez les conseiller de retourner dans leur portail client pour finaliser ce paiement.

Automatisations populaires pour les frais et les ventes incitatives

8. Balises de listing

Pour facturer des frais différents pour différents prix de listing, configurez 3 frais en fonction des balises de listing.

• Si la balise de listing contient 'élevé'

• si la balise de listing contient 'moyen'

• si la balise de listing contient 'faible'

9. Canal de réservation

Utilisez cette condition si vous préférez collecter des frais uniquement auprès de certains canaux de réservation en fonction de vos expériences précédentes avec ces invités.

10. Date d'enregistrement et de départ

Utilisez cette condition pour configurer des ventes incitatives saisonnières. Choisissez les conditions de date d'enregistrement ou de départ pour cibler des périodes spécifiques si vos prix varient en fonction du moment de l'année.

Automatisations de vérification les plus utilisées

11. Spécifique au canal de réservation

Ces automatisations sont le plus souvent utilisées pour les flux de travail conditionnels Airbnb vs non-Airbnb. Peut être utilisé pour tous les canaux de réservation pour spécifier ce qui est nécessaire dans chaque processus.

12. Réservation créée à la date

Utilisez cette condition pour la migration vers Enso Connect.
Vous pouvez définir une vérification de base pour les réservations effectuées avant votre date de mise en service dans Enso. Toutes les nouvelles réservations peuvent suivre un processus de vérification plus sophistiqué pour éviter de devoir ignorer manuellement les étapes déjà complétées ailleurs.

13. Balises de listing

Utilisez cela pour garder les listings dans le même groupe de listing mais appliquer des réglages différents en fonction des règles de la maison et des accords spécifiques.

14. Nombre de nuits dans une réservation

Séparez la vérification en fonction des locations de longue durée vs de courte durée au sein du même groupe ou de tous les listings.

15. Total des personnes réservées

Adaptez les détails de collecte d'informations des invités au nombre de clients réservés. Idéal si vous souhaitez connaître les noms de ceux qui accompagnent le client qui a réservé.

Dernières réflexions

Les modèles et les conditions présentés dans la liste montrent comment les gestionnaires de propriétés peuvent exploiter la logique "Si Alors cela". Ils peuvent créer des flux de travail sophistiqués et personnalisés qui couvrent des domaines clés comme la communication avec les clients, la vérification, la vente incitative et la sécurité.

En mettant en œuvre ces solutions automatisées, les gestionnaires de propriétés peuvent :

• Répondre aux demandes des clients dans des délais critiques de réservation

• Rationaliser les processus de vérification en fonction de paramètres de réservation spécifiques

• Créer des expériences clients personnalisées grâce à une communication ciblée

• Maximiser les opportunités de revenus grâce à des ventes incitatives stratégiques

Ces modèles servent de base que vous pouvez personnaliser pour correspondre à votre style de gestion de propriété et aux attentes des clients. En mettant en œuvre ces automatisations, surveillez en continu leur efficacité et ajustez-les en fonction des retours des clients et des besoins opérationnels.