Comment choisir un système de gestion immobilière (PMS)
Pour gérer efficacement votre propriété de location de vacances, il vous faut les bons outils, et un Système de Gestion de Propriétés (PMS) est en tête de liste.
11 septembre 2023
Gérer efficacement votre propriété de location de vacances nécessite les bons outils, et un système de gestion de propriété (PMS) est en tête de liste. Un PMS est essentiel pour gérer efficacement votre propriété, offrir une meilleure expérience aux invités, optimiser les revenus et simplifier de nombreuses tâches administratives associées à la gestion de propriété. C'est un outil précieux pour les débutants comme pour les propriétaires expérimentés.
Choisir le bon PMS pour votre propriété peut rationaliser vos opérations, maximiser vos réservations, et fournir une excellente expérience aux invités. Dans cet article, nous explorons ce qu'est un PMS, ses avantages clés, ce qui différencie un gestionnaire de canal et un système de gestion de propriété, et comment choisir celui qui répond le mieux à vos besoins en gestion de propriété. Nous allons le décomposer et vous montrer la formule en 14 parties pour augmenter vos revenus de location de vacances et offrir une expérience que vos invités n'oublieront pas.
Qu'est-ce qu'un PMS ?
Un système de gestion de propriété est une solution logicielle conçue pour simplifier la gestion des propriétés dans l'industrie hôtelière, qu'il s'agisse d'une seule unité de location de vacances ou d'un portefeuille étendu. Il joue le rôle de hub central pour les tâches liées à la propriété, y compris :
Communication avec les invités (Boîte de réception unifiée)
Optimisation des prix
Gestion des canaux
Listing de propriété
Traitement des paiements
Planification du ménage et de la maintenance
Gestion des avis des invités
Rapports mensuels et analyses
Gestion de l'expérience client
L'utilisation d'un PMS aide les propriétaires à superviser efficacement tout, de qui entre et sort à maintenir les invités satisfaits. Un PMS est comme un assistant personnel pour les propriétés, veillant à ce que tout fonctionne correctement.
« La vraie question est : qu'est-ce exactement qu'un PMS ? Le but global d'un PMS est de simplifier votre interaction — en tant que propriétaire — avec votre propriété ou vos invités. »
Oskar Dunklee, Directeur senior de la réussite client, support et intégration chez Enso Connect
Choses à faire pour choisir le meilleur système de gestion de propriété
Choisir le bon logiciel de gestion de propriété (PMS) est une décision cruciale qui nécessite une réflexion attentive. Un facteur clé dans votre décision devrait être la capacité du logiciel à s'intégrer de manière transparente avec les agences de voyage en ligne (OTAs) comme Airbnb, VRBO, ou Booking.com. Cette intégration garantit que vos listes de propriétés sont automatiquement mises à jour sur toutes les plateformes, réduisant le risque de double réservation et maintenant votre disponibilité et vos tarifs cohérents. De plus, un PMS bien intégré simplifie vos opérations en consolidant les réservations, les communications avec les invités et les transactions financières en un seul système centralisé. Cela permet non seulement de gagner du temps mais aussi de réduire le potentiel d'erreurs, vous permettant de gérer votre propriété plus efficacement. En évaluant les différentes options de PMS, accordez la priorité à ceux qui offrent des intégrations robustes avec les OTAs, car ils joueront un rôle vital dans la maximisation de la visibilité de votre propriété et la rationalisation de l'ensemble de votre processus de gestion.
Définissez vos besoins
Établir une liste de vos besoins et objectifs spécifiques avant de choisir un système de gestion peut être utile pour réduire les choix de PMS. Quelles tâches souhaitez-vous que le PMS gère ? Typiquement, les propriétaires souhaitent une aide pour les réservations, les communications avec les invités, le ménage, la maintenance, l'amélioration de l'expérience client, et les rapports. Pour la plupart des propriétaires, les fonctions principales incluent la gestion des réservations et des bookings, la rationalisation de la communication avec les invités, l'organisation des plannings de nettoyage, et la supervision des tâches de maintenance. Par ailleurs, un PMS robuste devrait améliorer l'expérience des invités grâce à une communication personnalisée, des messages automatisés et un accès facile aux commodités de la propriété. Les capacités de reporting et d'analyse sont également essentielles, car elles fournissent des informations sur les taux d'occupation, les revenus et la satisfaction des invités, vous aidant à prendre des décisions basées sur les données pour développer votre activité. En définissant clairement ces besoins, vous serez mieux équipé pour évaluer quel PMS offre les fonctionnalités qui correspondent le mieux à vos objectifs de gestion de propriété, assurant une opération plus efficace et réussie.
Examinez les clients existants et les témoignages
La recherche d'avis en ligne d'utilisateurs est une étape cruciale dans la sélection du bon logiciel de gestion de propriété (PMS). Les retours des utilisateurs peuvent offrir des informations précieuses sur la performance réelle et la fiabilité d'un système, en mettant en lumière ses points forts et ses éventuels inconvénients. Commencez par parcourir les avis sur des plateformes réputées telles que Capterra, G2 et Google. Ces sites agrègent les commentaires d'un large éventail d'utilisateurs, offrant une vue équilibrée de la façon dont le logiciel fonctionne dans différents scénarios de gestion de propriété. En plus de lire les avis en ligne, essayez de parler directement avec des propriétaires ou gestionnaires de propriétés qui utilisent actuellement le PMS que vous envisagez. Ces conversations peuvent vous fournir des comptes rendus de première main sur la façon dont le logiciel a impacté leurs opérations, le niveau de support client qu'ils ont reçu, et les défis qu'ils ont rencontrés lors de l'implémentation. Les entreprises de gestion de propriétés existantes ont déjà navigué dans le processus de sélection et d'intégration d'un PMS, donc leurs expériences peuvent servir de point de référence précieux dans votre processus de décision. En combinant les informations issues des avis en ligne avec les retours d'autres dans le même secteur, vous serez en mesure de faire un choix plus éclairé, en vous assurant que le PMS que vous sélectionnez correspond à vos besoins spécifiques et vous aide à atteindre vos objectifs commerciaux.
Réservez une démo
Contacter les fournisseurs de PMS sur votre liste restreinte et demander une démo en direct est une étape critique dans le processus de sélection. Une démo en direct offre un aperçu pratique du fonctionnement du système, vous permettant de voir ses fonctionnalités en action et d'évaluer son interface utilisateur. Cette expérience de première main est inestimable pour déterminer si le logiciel est en adéquation avec vos besoins spécifiques et vos objectifs d'affaires. Pendant la démo, n'hésitez pas à poser des questions détaillées sur les capacités du système, en particulier dans les domaines cruciaux pour vos opérations. Informez-vous sur la manière dont le logiciel gère les réservations, la communication avec les invités, le ménage et toute autre tâche que vous jugez essentielle. C'est également une bonne occasion d'évaluer la réactivité et l'expertise de l'équipe de support client, qui peuvent être des facteurs déterminants de votre satisfaction à long terme avec le produit. De plus, demandez à l'entreprise de logiciels si elle offre un essai gratuit du produit. Un essai gratuit vous permet de tester le système dans votre environnement réel, vous donnant une meilleure idée de sa performance dans vos opérations quotidiennes. L'expérience utilisateur pendant cette période d'essai sera l'un des meilleurs moyens de tester le logiciel, car elle vous donnera une indication claire de son intuitivité et de son efficacité à répondre à vos besoins. En évaluant minutieusement le logiciel grâce à des démos et des essais, vous serez mieux équipé pour choisir un PMS qui non seulement répond à vos exigences actuelles, mais qui évoluera également avec votre entreprise à mesure qu'elle se développe.
Assurez-vous que le PMS est un fournisseur de logiciels préféré
Vérifiez si le PMS s'intègre parfaitement avec des outils tels que les logiciels de comptabilité et les OTA populaires comme Airbnb, VRBO, Booking.com, Expedia. Être un fournisseur de logiciels préféré est une récompense, un badge ou une distinction fournie par l'OTA qui aide les personnes à déterminer la solidité de l'intégration avec le canal de vente. Le meilleur logiciel de gestion de la propriété dans l'industrie sera sur ces listes.
Partenaires Airbnb Software <- Enso Connect s'intègre avec Airbnb
Lisez les études de cas publiées par l'entreprise
La plupart des logiciels de gestion de propriété publient régulièrement des études de cas qui expliquent certaines des réussites que leurs clients ont connues depuis l'utilisation de leurs logiciels. Essayez de trouver une histoire avec laquelle vous résonnez et comparez les études de cas entre plusieurs logiciels différents.
Vérifiez le support et la formation
Un PMS fiable doit offrir un support client en ligne robuste pour vous assister chaque fois que vous avez des questions ou des problèmes. Que vous ayez besoin d'une assistance immédiate ou de questions générales, vous devriez pouvoir contacter le fournisseur de PMS par divers canaux, y compris le téléphone, l'email ou le chat. Ce support multicanal garantit que l'aide est disponible de manière à mieux convenir à vos préférences et à l'urgence. En plus du support client, un PMS digne de confiance devrait également offrir des ressources de formation complètes. Ces ressources, qui pourraient inclure des tutoriels vidéo, des webinaires, des manuels utilisateur, et des FAQ, sont essentielles pour vous aider, vous et votre équipe, à prendre en main le système. Une formation adéquate garantit que vous pouvez exploiter pleinement les fonctionnalités du PMS, en maximisant son efficacité pour gérer vos propriétés. Que vous soyez nouveau sur le système ou que vous cherchiez à optimiser son utilisation, ces ressources peuvent être inestimables pour vous aider à comprendre et à naviguer dans le logiciel en toute confiance. Choisir un PMS qui offre à la fois un support accessible et des supports de formation approfondis est crucial pour garantir une implémentation sans heurts et un succès continu avec le système.
« Choisir le bon système de gestion de propriété (PMS) pour votre entreprise de location de vacances est la base sur laquelle se construisent l'ensemble de l'expérience client et l'efficacité opérationnelle. Choisissez judicieusement, et vous débloquerez le potentiel d'interactions transparentes, d'invités plus heureux et de revenus florissants. »
Francois Gouelo, co-fondateur et PDG d'Enso Connect
Quels sont les avantages d'un PMS ?
Les avantages de l'utilisation d'un PMS pour les gestionnaires de propriété sont innombrables. Ils incluent l'automatisation des tâches, un hub de contrôle centralisé, des rapports faciles, des expériences clients améliorées, et ajoutent au plaisir de posséder une propriété en location.
1. Gestion centralisée
Un PMS fournit une plateforme unique pour gérer tous les aspects de votre propriété, des réservations et de la communication avec les invités au ménage et à la maintenance. Réduisez le risque d'erreurs et offrez un service cohérent.
2. Efficacité
Si vous souhaitez gagner du temps et minimiser les erreurs manuelles, les systèmes de gestion de propriété peuvent automatiser les tâches répétitives, telles que les confirmations de réservation, les procédures de check-in/out, et la facturation. Cela vous permet de vous concentrer sur d'autres choses comme l'expérience client.
3. Mises à jour en temps réel
Les systèmes de gestion de propriété offrent des mises à jour en temps réel de la disponibilité de la propriété, synchronisant la disponibilité et les tarifs de votre propriété sur toutes les plateformes de réservation en ligne. Éliminez le risque de double réservation et maximisez votre occupation.
4. Expérience client améliorée
Les systèmes PMS vous aident à personnaliser les interactions avec les invités en stockant les informations et les préférences des invités pour une utilisation future. Vous pouvez envoyer des messages de bienvenue automatisés, fournir des recommandations locales et répondre rapidement aux demandes des invités.
5. Analyse et rapports
Suivez automatiquement les taux d'occupation, les revenus, et les données démographiques des invités que vous pouvez utiliser pour optimiser vos stratégies de tarification et de marketing. Vous aurez accès à des rapports et des analyses détaillés pour vous aider à prendre des décisions basées sur les données.
6. Traitement sécurisé des paiements
De nombreuses solutions PMS offrent le traitement des paiements intégré, permettant aux invités de payer en ligne de manière sécurisée. Cela réduit le risque de tout litige de paiement et simplifie la comptabilité.
7. Gestion des inventaires
Les systèmes PMS vous aident à gérer tous les aspects de l'inventaire de votre propriété, y compris le mobilier, les appareils, et les plannings de maintenance.
8. Ménage rationalisé
Gardez sans effort votre propriété en parfait état pour les invités. Les logiciels PMS incluent souvent des fonctionnalités de ménage qui facilitent la planification, l'attribution des tâches, et la communication avec le personnel de nettoyage.
9. Intégration avec les OTAs
Les meilleures plateformes PMS s'intègrent parfaitement avec les agences de voyage en ligne comme Airbnb, Booking.com, et VRBO. Cela signifie que les mises à jour des tarifs, de la disponibilité, et des détails de la propriété sont automatiquement synchronisées sur tous les canaux.
10. Évolutivité
Elles peuvent évoluer avec votre entreprise et se développer avec vous. Que vous ayez une seule propriété ou un grand portefeuille, le logiciel peut s'adapter à vos besoins.
11. Économies de coût
Bien qu'il y ait un coût associé à l'utilisation d'un PMS, le temps économisé sur les tâches administratives et le potentiel d'augmentation des réservations et des revenus peuvent vraiment compenser cette dépense.
12. Avis et commentaires des invités
Recevez des informations précieuses consolidées pour améliorer votre propriété. Les systèmes incluent souvent des fonctionnalités qui demandent et collectent les avis et commentaires des invités.
13. Gestion financière
Obtenez de l'aide pour la comptabilité. Les outils PMS aident pour la facturation, la facturation et les rapports financiers afin que vous puissiez économiser du temps et des efforts pour d'autres domaines.
« En tant que gestionnaire de propriété, j'utilise un PMS tous les jours pour automatiser de nombreuses tâches pour moi. Le plus grand avantage qu'un PMS offre est sa capacité à automatiser des centaines, sinon des milliers de tâches mineures chaque jour. Nous avons porté les automatisations à un tout autre niveau une fois que nous avons intégré notre PMS avec la fonctionnalité 'Si Ceci, Alors Cela' d'Enso Connect. »
Connor Griffiths, co-fondateur et PDG de Lifty Life Hospitality
Questions Fréquemment Posées
Combien coûte un logiciel de gestion de propriété ?
Chaque système de gestion de propriété aura des tarifs différents basés sur le nombre d'unités et le nombre de fonctionnalités dont vous avez besoin.
En règle générale, la structure de coût typique sera de 10 à 50 $ / unité / mois. Certaines entreprises facturent une structure de commission au lieu d'un coût mensuel fixe.
Bien que prendre en compte votre budget et le coût de l'utilisation d'un PMS soit un facteur important, cela ne devrait pas être une considération prépondérante. Choisir l'option la moins chère pourrait entraîner :
Frustration avec des intégrations limitées
Support inadéquat et temps perdu
Risques de sécurité et protection des données des invités
Croissance trop rapide pour le système
Plus de coûts à l'avenir
Un PMS plus complet peut avoir un prix plus élevé, mais les avantages l'emportent sur les coûts avec la réduction des risques, l'amélioration de l'efficacité, et la satisfaction des invités. Économiser de l'argent à l'avance peut sembler être un bon choix à l'époque, mais cela peut conduire à des inefficacités et limites à long terme.
Quelle est la différence entre un PMS et un gestionnaire de canaux ?
Bien que les PMS et les gestionnaires de canaux soient des outils recommandés pour la gestion de propriété, ils ont des objectifs différents. Un système de gestion de propriété est comme un « gestionnaire des opérations » et se concentre principalement sur les tâches liées à la propriété, tandis qu'un gestionnaire de canaux se concentre sur la distribution de vos listes de propriétés sur diverses plateformes de réservation en ligne et agences de voyage en ligne (OTAs). Les gestionnaires de canaux connectent votre propriété de location à des canaux tels qu'Airbnb, VRBO, et Booking.com et s'assurent que les tarifs, la disponibilité, et les informations sont toutes les mêmes et mises à jour sur chaque canal. Un PMS et un gestionnaire de canaux sont utilisés pour gérer efficacement une liste de location de vacances et la maximiser pour l'exposition aux invités potentiels.
Quels systèmes de gestion de propriété s'intègrent avec Enso Connect ?
Enso Connect est intégré à certains des logiciels de gestion de propriété les mieux notés dans l'industrie de la location de vacances. Voici une liste des partenaires PMS intégrés :
BookingSync
Guesty
Hostaway
Hostfully
Mews
Lodgify
LMPM
Track
Streamline
Hostify
Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de propriété pour votre location courte durée ?
C'est votre propre assistant personnel
Un logiciel de gestion de propriété est le meilleur moyen de maximiser vos revenus et d'améliorer l'expérience et le service global de vos invités, et vous permet d'être aussi libre que vous le souhaitez. Son principal avantage est d'automatiser et de réduire toutes les tâches banales telles que répondre aux questions, garder une trace de vos avis, mettre à jour votre page de liste, gérer les clés et l'accès, et garder tous vos contacts invités organisés sur plusieurs plateformes de réservation. Voici comment le bon service peut rationaliser la gestion de votre location et vous faire gagner un temps considérable :
1. C'est pratique et pratique
Chaque service a ses propres avantages et bénéfices, mais la majorité d'entre eux fonctionnent sur vos multiples plateformes et consolident tout en un tableau de bord. En un seul clic, vous pouvez voir toutes vos réservations, vos arrivées et départs, et mettre à jour vos listes une fois et les diffuser sur vos différentes plateformes de réservation. Cela s'applique également à votre boîte de réception. La plupart des services offrent une boîte de réception unifiée afin que vous puissiez suivre toutes les communications avec les invités en un seul endroit, ainsi que gérer vos fournisseurs et autres.
2. Il offre de la flexibilité
Utiliser un PMS signifie que vous n'avez pas à être à votre location aussi souvent, voire pas du tout. En fait, vous pouvez la gérer à distance. En vous appuyant sur votre logiciel, ainsi qu'en introduisant l'automatisation et la technologie intelligente, vous pouvez gérer chaque facette de votre location avec une vue d'ensemble. Par exemple, l'introduction de serrures intelligentes, de thermostats intelligents, de capteurs de bruit, et d'autres technologies intelligentes vous permet d'offrir un accès à distance, ainsi que de surveiller la sécurité et l'intégrité de votre propriété. Certains services, tels que celui offert par Enso Connect, proposent un concierge activé par l'IA qui peut répondre aux questions courantes que les hôtes sont fatigués de répondre. Il peut également envoyer des confirmations de réservation, des salutations et des rappels de ce qu'il faut faire lors du départ, et de laisser un avis. Il peut également informer le personnel de nettoyage quand une réservation se termine et la suivante doit commencer, pour qu'il puisse entrer et assainir.
3. Il peut optimiser votre tarification
Il existe des avantages majeurs en matière de coûts en s'appuyant sur un PMS après l'investissement initial, et l'un d'eux est la tarification dynamique. Le logiciel peut examiner le marché et s'appuyer sur ses algorithmes pour optimiser en fonction des saisons de pointe et de basse, de la disponibilité environnante et vous aider à maximiser votre potentiel de gain et vos profits totaux sur toutes vos annonces. Cela dit, aucun système et apprentissage automatique n'est parfait. Laisser le logiciel gérer votre tarification de manière dynamique est un bon point de départ et quelque chose que vous pouvez laisser fonctionner automatiquement la plupart du temps, mais comme conseil, c'est une bonne idée de parfois y aller vous-même et jouer avec les chiffres manuellement pour booster intentionnellement votre annonce.
4. Il peut aider avec votre stratégie de marketing
Lorsqu'il s'agit de gérer votre propriété de location de première main, il y a beaucoup d'apport requis de la part d'un hôte pour mieux gérer leurs listes. Une des façons est de garder votre annonce à jour, de changer la formulation de temps en temps pour la rafraîchir, et surtout, de gérer et de donner des avis. Comme mentionné ci-dessus, la clé d'un bon avis est une communication fiable et cohérente avec vos invités. C'est l'un des plus grands points douloureux pour la plupart des vétérans Airbnb – les hôtes en incommunicado, donc être disponible est la clé pour obtenir ces bons avis et le bouche à oreille. Ainsi, une boîte de réception qui regroupe toutes vos communications en un seul endroit, sous format email et message direct, facilite grandement cette tâche. De plus, de nombreux services PMS s'intègrent avec les réseaux sociaux, ce qui aide à promouvoir votre annonce de manière organique via les commentaires et photos de vos invités sur leurs flux personnels.
5. Il permet un service et des opérations supérieurs pour les invités
La clé pour avoir une propriété de location réussie est d'offrir ce service inégalé. Les voyageurs ont de nombreuses options lorsqu'ils choisissent une location ou un Airbnb, donc vous devez compter sur votre PMS pour prendre soin des petites choses, afin que vous puissiez vous concentrer sur le tableau d'ensemble – offrir un séjour mémorable. L'automatisation des tâches signifie que votre attention est concentrée sur vos invités et ce qu'ils attendent de leur passage chez vous. D'un point de vue opérationnel, une fois que vous avez rationalisé tout (le nettoyage, les réparations éventuelles, la gestion de l'espace physique lui-même grâce à la technologie intelligente), vous ne verrez que de meilleurs avis, plus d'occupation, et vous verrez les coûts baisser, tandis que les profits augmentent.
Comment Enso Connect peut aider
Simplifiez la gestion de votre location de vacances et créez une expérience sans faille pour vos invités. Enso Connect peut vous aider en personnalisant et simplifiant les interactions avec les invités à toutes les étapes du parcours client. Profitez des dizaines d'intégrations pour gérer l'enregistrement, les plannings de nettoyage, et la communication tout en créant des ventes supplémentaires pour maximiser vos profits et améliorer l'expérience de vos invités. En savoir plus ou réservez une démo dès aujourd'hui !
