
12 questions à poser lors du choix d'une solution de boîte de réception unifiée pour l'industrie de la location de courte durée
Posez ces questions pour évaluer les capacités d'un outil de messagerie pour les clients. Cela vous aidera à comprendre s'il répond à toutes vos exigences pour un secteur de l'hôtellerie en pleine croissance. Voyez quelle solution coche plus de cases pour prendre une décision éclairée.
30 avril 2025
Posez ces questions pour évaluer les capacités d'un outil de messagerie pour invités. Cela vous aidera à déterminer s'il répond à toutes vos exigences pour une entreprise hôtelière en croissance. Voyez quelle solution coche plus de cases pour prendre une décision éclairée.
1. Comment la boîte de réception affiche-t-elle les messages ?
Les communications provenant de différents canaux sont-elles séparées en fils de discussion distincts ou toutes les conversations sont-elles consolidées en un seul flux ?
Certaines solutions de messagerie catégorisent les emails, SMS et messages OTA dans des fils de discussion distincts. Ce design provient des systèmes de messagerie traditionnels qui supportaient à l'origine uniquement les communications par email. Les itérations ultérieures ont incorporé des canaux supplémentaires pour étendre la fonctionnalité.
Pourquoi est-ce important ?
Cette approche garantit que votre équipe voit toutes les communications en séquence chronologique, facilitant une gestion efficace et contextuelle des messages.
2. Supporte-t-il la communication OTA native ?
Certaines plateformes utilisent des protocoles de messagerie sécurisés plutôt qu'une intégration API directe, ce qui peut potentiellement entraîner des retards de synchronisation des messages.
Pourquoi est-ce important ?
Pour améliorer les classements sur les agences de voyages en ligne (OTA), une communication rapide et efficace via ces plateformes est cruciale.
3. Supporte-t-il les webhooks ?
Les webhooks sont des messages automatisés envoyés d'une application à une autre lorsqu'un événement spécifique se produit. Considérez-les comme un système de notification numérique entre différents services logiciels.
Exemple. Lorsqu'un formulaire de contact sur un site Web est rempli, un webhook peut immédiatement transmettre ces données à votre logiciel CRM pour traitement.
Les webhooks permettent à différents systèmes de communiquer et de partager des données en temps réel sans vérification manuelle constante ou recherche d'actualisations. Ils sont un élément clé pour créer des flux de travail automatisés et efficaces entre divers outils et plateformes numériques.
Pourquoi est-ce important ?
Une plateforme qui prend en charge les webhooks n'aura aucun délai. Les entreprises qui utilisent des webhooks prennent en charge la messagerie instantanée pour la réception et l'envoi. Les boîtes de réception qui utilisent des fonctions de recherche peuvent impliquer un délai. Si la boîte de réception unifiée a été construite avant 2019, il est probable qu'elles utilisent encore des fonctions de recherche.
4. Supporte-t-il les messages basés sur des tags ?
Les capacités "tag", puis envoi permettent une communication automatisée et ciblée basée sur des tags spécifiques. Vous pouvez taguer certains événements, comportements des invités, ou changements de statut, et envoyer automatiquement des messages pertinents en conséquence. Par exemple, si une demande de maintenance est marquée comme résolue, une mise à jour peut être automatiquement envoyée à l'invité.
Pourquoi est-ce important ?
Cette fonctionnalité permet à votre équipe de concevoir et d'implémenter des flux de travail personnalisés que vous pourriez ne pas connaître. Elle crée une communication opportune et précise, en réduisant les tâches manuelles et en s'assurant qu'aucune mise à jour importante n'est omise.
5. Supporte-t-il les messages groupés ?
La capacité de messagerie groupée dans une boîte de réception unifiée vous permet d'envoyer un message unique à plusieurs destinataires simultanément. Cette fonctionnalité permet une communication efficace avec de grands groupes d'invités, gagnant du temps et assurant une diffusion cohérente de l'information sur divers canaux.
Pourquoi est-ce important ?
Vous devez être en mesure de notifier de larges segments de vos contacts invités à propos de campagnes ou autres initiatives. L'accomplir via une messagerie groupée coordonnée est le moyen le plus pratique de maintenir la sensibilisation des invités.
6. Supporte-t-il différents types de notifications ?
Pourquoi est-ce important ?
La capacité de personnaliser les paramètres de notification est cruciale, car recevoir des alertes pour chaque message peut ne pas être pertinent ou efficace pour tous les membres de l'équipe. Mettre en œuvre des mécanismes de filtrage efficaces permet au personnel de prioriser et de se concentrer sur les communications les plus pertinentes.
7. Supporte-t-il l'attribution d'utilisateurs ?
Pourquoi est-ce important ?
La fonctionnalité d'attribuer des utilisateurs spécifiques à des conversations individuelles facilite le suivi des performances et l'évaluation au sein de votre équipe. Cette fonctionnalité permet un suivi systématique des interactions du personnel et de leur réactivité.
8. Supporte-t-il l'envoi d'emails, de SMS et de WhatsApp à partir d'un email ou numéro de téléphone personnalisé ?
Pourquoi est-ce important ?
Les canaux de communication non marqués, tels que les adresses email génériques, les préfixes inconnus ou les numéros douteux, peuvent miner l'image professionnelle de votre entreprise. La mise en œuvre de domaines email personnalisés et de numéros de téléphone appropriés au niveau régional améliore la crédibilité, favorise la confiance, et facilite des relations plus solides avec les invités.
9. Quel type de filtres supporte-t-il ?
Pourquoi est-ce important ?
Lors de l'inscription à une boîte de réception unifiée, il est essentiel de considérer que même si vous n'êtes pas l'utilisateur principal, vos assistants virtuels pourraient l'être. Ils auront besoin d'être en mesure de rechercher efficacement parmi des milliers d'invités en utilisant divers filtres. Ces filtres peuvent inclure les horaires d'arrivée et de départ, les détails de l'annonce, les noms des invités, les tags de sentiments, les pays d'origine et d'autres critères pertinents. Assurer cette fonctionnalité permettra à votre équipe de gérer les communications efficacement et de fournir une expérience sans faille aux invités.
10. La boîte de réception supporte-t-elle l'IA ?
La boîte de réception unifiée d'aujourd'hui doit intégrer l'IA pour une efficacité accrue, une communication personnalisée et une gestion basée sur les données.
Pourquoi est-ce important ?
L'IA dans une boîte de réception unifiée hôtelière priorise les messages, résume les conversations, et fournit des réponses personnalisées, permettant au personnel de gérer des sujets complexes. Elle analyse également les préférences des invités et supporte la communication multilingue, améliorant ainsi la prise de décision et la satisfaction globale des invités.
11. Quel aspect prend le reporting ?
Pouvez-vous vérifier les temps de réponse moyens ou extraire des informations supplémentaires ?
Pourquoi est-ce important ?
Des rapports complets dans une boîte de réception unifiée hôtelière sont cruciaux car ils aident à surveiller l'efficacité de la communication et la satisfaction des invités. Le suivi de métriques telles que les temps de réponse et le volume de messages identifie les domaines à améliorer. L'analyse des sentiments et les scores de satisfaction guident les améliorations du service. Ces informations permettent une meilleure prise de décision, optimisent les opérations, et augmentent la satisfaction et la rétention des invités.
12. Votre boîte de réception supporte-t-elle les traductions
Pourquoi est-ce important ?
Pour les entreprises de location de vacances accueillant des invités internationaux, il est essentiel de faciliter les conversations dans leur langue préférée.
Pourquoi ai-je besoin d'une boîte de réception unifiée tierce si j'en ai une dans mon PMS ?
À mesure que l'entreprise de location de vacances se développe, gérer des centaines ou des milliers d'invités nécessite une boîte de réception unifiée tierce spécialisée. Elle peut compléter votre boîte de réception PMS existante en offrant des fonctionnalités et capacités améliorées.
Elle fournit souvent une intégration supérieure avec de multiples canaux de communication tels que l'email, les SMS, les OTA et plus, en veillant à ce que toutes les interactions avec les invités soient centralisées. Les outils d'IA avancés dans les solutions tierces peuvent automatiser les réponses, fournir une analyse des sentiments, et offrir une communication personnalisée, améliorant ainsi l'efficacité et la satisfaction des invités. Les boîtes de réception tierces incluent fréquemment des rapports et analyses robustes, donnant des insights approfondis sur les métriques et performances de communication. Cela peut conduire à une prise de décision plus éclairée et des opérations optimisées, améliorant ainsi l'expérience globale des invités.
Conclusion
Choisir la bonne boîte de réception unifiée peut significativement améliorer votre communication avec les invités et votre efficacité opérationnelle. Pour une solution complète, propulsée par l'IA, qui s'intègre harmonieusement avec vos systèmes existants, Enso Connect se distingue comme le meilleur choix.
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